ERP seçimi, bir işletmenin yıllarca birlikte yaşayacağı bir karardır. Yanlış seçimin maliyeti yalnızca lisans bedeli değildir; yarım kalan projeler, sisteme güvenmeyen kullanıcılar ve yeniden tablolara dönen ekipler çok daha pahalıya mal olur. Demolar çoğu zaman parlak görünür; asıl farkı, doğru soruları sormak ortaya çıkarır. Aşağıda, ERP tedarikçileriyle görüşürken sormanızı önerdiğimiz on iki kritik soruyu, her birinin neden önemli olduğuyla birlikte derledik. Her sorunun ardından Evert ERP'nin bu konudaki yaklaşımını kısaca paylaşıyoruz.
1. Veri kimin, nerede duruyor?
Verinin fiziksel olarak nerede tutulduğunu, başka firmaların verisiyle aynı ortamda olup olmadığını ve sözleşme bittiğinde hangi formatta teslim edileceğini sorun. Veriniz işletmenizin hafızasıdır; ona erişiminiz hiçbir koşulda tedarikçiye bağımlı olmamalıdır.
Evert ERP'de her müşteri kendi SQL Server veritabanı kataloğunda çalışır. Tüm listeler Excel'e aktarılabilir; veriye erişim tek bir ekrana ya da tedarikçi desteğine bağlı değildir.
2. Kurulum ve devreye alma nasıl yürüyor?
Sistemin istemci kurulumu gerektirip gerektirmediğini, devreye alma sürecinin hangi aşamalardan oluştuğunu ve sizden kimlerin ne kadar zaman ayırması gerektiğini öğrenin. Proje planında süreç analizi, veri aktarımı, test ve canlıya geçiş adımlarının açıkça yer alması gerekir.
Evert ERP tarayıcıdan çalışır; kullanıcı bilgisayarlarına kurulum yapılmaz. Modüller aşamalı olarak devreye alınabilir.
3. Mevcut verimi nasıl taşıyacağım?
Cari kartlar, stok kartları, açılış bakiyeleri, reçeteler ve sabit kıymetler yeni sisteme nasıl aktarılacak? Veri aktarımının kimin sorumluluğunda olduğu ve hangi araçlarla yapılacağı netleşmeden proje başlamamalıdır.
Evert ERP'de stok (varyantlı dahil), cari kart ve risk, reçete, rota, yevmiye, sabit kıymet ve personel için Excel veri aktarım araçları bulunur. Toplu ürün resmi aktarımı da desteklenir.
4. Kullanıcı eğitimi ve destek nasıl sağlanıyor?
En iyi yazılım bile kullanıcıları tarafından benimsenmezse başarısız olur. Eğitimin nasıl verildiğini, dokümantasyonun olup olmadığını, destek taleplerinin hangi kanaldan alındığını ve nasıl takip edildiğini sorun.
Evert ERP'de destek talepleri sistem içinden açılır ve takip edilir; canlı sohbet ile görüntülü görüşme ve ekran paylaşımı aynı platformdadır. ERP dokümanları ve geri bildirim ekranları uygulamanın içinde yer alır.
5. Sistem benim süreçlerime ne kadar uyarlanabiliyor?
Her işletmenin kendine özgü onay zincirleri, formları ve raporları vardır. Özelleştirmenin kaynak koda müdahale mi, yoksa yapılandırma araçlarıyla mı yapıldığı önemlidir; çünkü kod değişiklikleri güncellemeleri zorlaştırır.
Evert ERP'deBPM ve özelleştirme araçları öne çıkar: görsel iş süreci tasarımcısı, geliştirici gerektirmeden ekran tasarlamaya imkân veren özel form yönetimi (CFM), HTML form blokları ve modül bazlı çalışma şeması ayarları.
6. Hangi sistemlerle entegre çalışıyor?
ERP bir ada olmamalı. e-Belge, banka, e-ticaret, pazaryeri, e-posta ve raporlama araçlarıyla nasıl konuştuğunu, açık bir API sunup sunmadığını sorun.
Evert ERP; e-Belge için özel entegratörlere, pazaryerleri ve e-ticaret altyapılarına, tüm bankalara tek bir servis üzerinden bağlanır. Outlook eklentisi, Power BI gömme ve yetki kontrollü bir REST API de sunulur.
7. Güvenlik nasıl sağlanıyor?
İki adımlı doğrulama, rol ve sayfa bazlı yetkiler, IP kısıtlaması ve işlem kayıtları artık temel beklentilerdir. Yetkilendirmenin yalnızca menü düzeyinde mi, yoksa kayıt düzeyinde mi yapılabildiğini de sorun.
Evert ERP'de iki adımlı doğrulama, veritabanı düzeyinde satır seviyesi güvenlik, IP kısıtlamaları ve log izleme bulunur. Ayrıntılar için ERP güvenliği yazımıza bakabilirsiniz.
8. Raporlama ne kadar esnek?
Hazır raporların sayısı kadar, ihtiyaç duyduğunuz yeni bir raporu kimin, ne kadar sürede hazırlayabileceği de önemlidir. Her yeni rapor için tedarikçiye iş talebi açmak zorunda kalmak, zamanla ciddi bir darboğaza dönüşür.
Evert ERP'de 313 rapor ve form tasarımı, 32 dashboard, kullanıcıların kendi pivot raporlarını kurabildiği dinamik küp rapor ve tarayıcıda çalışan rapor tasarımcısı bulunur. Evert AI ise Türkçe sorulan soruları sorguya çevirerek yanıtlar. Ayrıntılar raporlama sayfamızda.
9. Mevzuata uyum nasıl korunuyor?
Türkiye'de e-Belge formatları, beyannameler ve bordro parametreleri sık değişir. Tedarikçinin bu değişiklikleri nasıl takip ettiğini ve güncellemeleri nasıl yayınladığını sorun.
Evert ERP; e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, KDV ve Muhtasar beyannameleri, Form BA/BS, enflasyon muhasebesi, kur farkı ve SGK bordro süreçlerini kapsar. Güncellemeler merkezi olarak, sağlık kontrolü ve geri alma imkânıyla yayınlanır.
10. İşletmem büyüdüğünde sistem ne olacak?
Yeni bir firma, şube, depo ya da döviz cinsi eklendiğinde ne değişir? Kullanıcı sayısı arttığında performans ve maliyet nasıl etkilenir? Bugünün ihtiyacına göre seçilen ama üç yıl sonra dar gelen bir sistem, ikinci bir ERP projesi demektir.
Evert ERP çok firmalı, çok yıllı ve çok dövizli çalışır; kullanıcı oturum açarken firma ve mali yıl seçer. Modüller ihtiyaca göre açılabilir.
11. Sahada ve üretimde nasıl kullanılıyor?
ERP yalnızca ofiste kullanılan bir sistem değildir. Depoda barkod okutan, üretim hattında iş emri kapatan, sahada sipariş alan kullanıcılar için hangi araçların sunulduğunu sorun.
Evert ERP'de Android el terminali uygulaması depo, sevkiyat ve saha işlemlerinde; dokunmatik istasyon ekranları ve kiosk uygulaması üretim sahasında kullanılır.
12. Toplam maliyet nasıl oluşuyor?
Lisans ya da kullanım bedeli, maliyetin yalnızca bir parçasıdır. Kurulum ve danışmanlık hizmetleri, eğitim, özelleştirme talepleri, ek kullanıcı ve modül bedelleri, yıllık bakım ya da abonelik artışları ve altyapı giderleri birlikte değerlendirilmelidir. En doğru karşılaştırma, beş yıllık toplam sahip olma maliyetidir.
Evert ERP için maliyet, kullanacağınız modüllere ve kullanıcı yapınıza göre teklif aşamasında netleştirilir. Karşılaştırma yaparken aynı kapsamı ve aynı süreyi esas almanızı öneririz.
Görüşmeden en iyi verimi almak için
- Kendi senaryonuzu getirin. Standart demo yerine, işletmenizde gerçekten yaşanan bir süreci (örneğin bir siparişin tekliften tahsilata yolculuğu) sistem üzerinde göstermelerini isteyin.
- Kullanıcıları dahil edin. Muhasebe, depo ve üretimden birer kişinin görüşmelere katılması, gözden kaçan ayrıntıları yakalar.
- Cevapları yazılı alın. Özellikle veri teslimi, destek kapsamı ve maliyet kalemleri sözleşmeye yansımalıdır.
- Puanlama tablosu kullanın. On iki soruyu işletmenize göre ağırlıklandırıp her tedarikçiyi aynı ölçütle değerlendirin.
ERP seçiminde en riskli cevap "o da yapılır" cevabıdır. Nasıl yapıldığını, ne kadar sürdüğünü ve kimin yaptığını görmeden kabul etmeyin.
Sonuç
Doğru ERP, özellik listesi en uzun olan değil, işletmenizin süreçlerine, büyüme planına ve ekiplerinin çalışma biçimine en iyi uyan sistemdir. Bu on iki soru, tedarikçi görüşmelerini yapılandırmanıza ve kararınızı somut ölçütlere dayandırmanıza yardımcı olur. ERP'nin temel kavramlarına yeniyseniz, ERP nedir yazımızla başlayabilirsiniz.
