Türkiye'de ticari hayatın önemli bir kısmı hâlâ çek ve senetle döner. Vadeli satışın finansmanı, tedarikçiye yapılan ödemeler, bankadan kullanılan kredilerin teminatı; hepsi bu kıymetli evrakların etrafında şekillenir. Ancak bir çek ya da senet, alındığı andan kapandığı ana kadar birçok el ve durum değiştirebilir. Bu yolculuğu doğru izlemeyen bir işletme, hangi evrakın nerede olduğunu, hangi müşteriye ne kadar risk açtığını ve önümüzdeki haftalarda ne kadar nakit gireceğini bilemez. Bu yazıda çek ve senedin yaşam döngüsünü, risk ve vade takibini ele alıyoruz.
Çek ve senetlere ilişkin hukuki süreçler (ibraz süreleri, karşılıksız işlemleri, protesto ve takip yolları) Türk Ticaret Kanunu ve ilgili mevzuatla düzenlenir. Hukuki bir işlem öncesinde mali müşavirinize ya da hukuk danışmanınıza başvurun.
Çek ve senet arasındaki temel fark
Çek, bir bankaya hitaben düzenlenen ve bankadan belirli bir tutarın ödenmesini isteyen ödeme aracıdır. Hukuken görüldüğünde ödenir; uygulamada ise ileri tarihli çekler yaygın olarak vadeli ödeme aracı gibi kullanılır. Senet (bono) ise borçlunun, belirli bir vadede belirli bir tutarı ödeyeceğine dair verdiği yazılı taahhüttür; arada banka yoktur.
Bu fark, tahsilat yöntemini de belirler. Çek bankaya tahsile ya da takasa verilerek tahsil edilir. Senet ise vadesinde borçludan doğrudan tahsil edilir ya da tahsil için bankaya verilir. Muhasebe tarafında her iki evrak da benzer bir durum zinciriyle izlenir.
Müşteri çekinin yaşam döngüsü
Müşteriden alınan bir çekin geçebileceği durumlar şunlardır:
1. Portföy
Çek müşteriden alınır ve işletmenin kasasına ya da portföyüne girer. Bu anda müşterinin cari hesabı alacaklandırılır, ancak nakit henüz tahsil edilmemiştir. Portföydeki çek, vadesine kadar farklı şekillerde değerlendirilebilir.
2. Tahsile verme
Çek, tahsil edilmesi için işletmenin bankasına verilir. Banka vadesinde çeki muhatap bankaya ibraz eder ve tutarı işletmenin hesabına geçirir. Tahsil gerçekleşene kadar çek, bankada tahsil sürecinde bir evrak olarak izlenir.
3. Takasa verme
Uygulamada tahsil ile benzer bir akıştır: çek, bankalar arası takas sistemi üzerinden işleme alınır. Takas sonucu olumlu olduğunda tutar hesaba geçer.
4. Teminata verme
İşletme, kullandığı kredi ya da limit için müşteri çeklerini bankaya teminat olarak verebilir. Teminattaki çek, vadesinde tahsil edilerek krediye mahsup edilebilir ya da teminat çözüldüğünde geri alınır. Teminattaki çeklerin ayrıca izlenmesi, nakit planlaması ve banka mutabakatı için önemlidir.
5. Ciro
Portföydeki çek, bir tedarikçiye ödeme olarak ciro edilir. Bu durumda tedarikçinin borcu kapanır ve çek portföyden çıkar. Ancak ciro eden işletme, çek karşılıksız çıkarsa sorumluluğunu sürdürür. Bu nedenle ciro edilen çekler, vadeleri dolana kadar risk olarak izlenmeye devam etmelidir.
6. Karşılıksız ve protesto
Çekin karşılığı bankada yoksa banka karşılıksız işlemi yapar. Senette ise vadesinde ödenmeyen evrak için protesto süreci işletilir. Her iki durumda da tutar müşterinin cari hesabına geri yansıtılır ve tahsilat için hukuki süreç gündeme gelir. Ciro edilmiş bir evrak karşılıksız çıktığında, tedarikçi evrakı işletmeye geri getirir ve işletmenin tedarikçiye borcu yeniden doğar.
7. İade
Çek ya da senet, ticari bir anlaşma, değişim ya da hata nedeniyle müşteriye iade edilebilir. İade edilen evrak portföyden çıkar ve cari hesaba ters kayıt yapılır.
Borç çeki ve borç senedi
İşletmenin kendi düzenlediği çekler ve senetler ters yönde bir döngü izler: düzenlenir, tedarikçiye verilir, vadesinde ödenir. Burada kritik olan, çek defterlerinin yaprak bazında izlenmesi ve verilen çeklerin vadelerine göre banka hesabında yeterli bakiyenin planlanmasıdır. Karşılıksız çıkan kendi çeki, işletmenin itibarına ve bankacılık ilişkilerine ciddi zarar verir.
Risk takibi: bir müşteriye ne kadar açıksınız?
Müşteri riski yalnızca açık cari bakiyeden ibaret değildir. Gerçek risk şu kalemlerin toplamıdır:
- Açık cari hesap bakiyesi,
- Portföydeki, henüz vadesi gelmemiş müşteri çekleri ve senetleri,
- Ciro edilmiş ama vadesi dolmamış müşteri evrakları,
- Bankada tahsilde ya da teminatta bekleyen evraklar,
- Sevk edilmiş ama henüz faturalanmamış siparişler.
Bu toplam, müşteriye tanınan risk limitiyle karşılaştırılmalıdır. Limit aşımında yeni sipariş ya da sevkiyatın onaya takılması, tahsilat sorunlarının büyümeden yakalanmasını sağlar. Ayrıca çek ya da senedin keşidecisi (asıl borçlu) müşteriden farklı bir firma olabilir; bu durumda riskin keşideci bazında da izlenmesi faydalıdır.
Vade takibi ve nakit planlaması
Çek ve senetler, işletmenin nakit akış tablosunun en öngörülebilir kalemlerindendir. Doğru takip edildiklerinde şu soruların cevabı hazırdır:
- Önümüzdeki hafta, ay ve çeyrekte hangi tarihte ne kadar evrak tahsil edilecek?
- Aynı dönemde hangi borç çekleri ve senetleri ödenecek?
- Vade uyumsuzluğu nedeniyle nakit açığı oluşacak günler hangileri?
- Müşterilerin ortalama çek vadesi uzuyor mu?
Bir çek takvimi ve günlük nakit akış raporu, bu soruları haftalık finans toplantısının standart gündemi haline getirir.
Evert ERP'de çek ve senet yönetimi
Evert ERP'nin finans modülü, alınan ve verilen çekleri, alacak ve borç senetlerini ayrı hesaplar olarak yönetir. Evrak girişi ve çıkışı bordrolarla yapılır; tek bir bordroda birden fazla evrak işlenebilir.
Her evrak portföy, tahsile, takasa, teminatta, ciro, protesto ve iade durumları arasında izlenir. Senetler de aynı durum zinciriyle çalışır. Evrak hareketleri cari hesaplar ve muhasebe kayıtlarıyla aynı veri üzerinde çalıştığı için evrak ve hesap tarafı birbirinden kopmaz. Kendi çekleriniz için çek defterleri tanımlanır ve yaprak bazında izlenir.
Raporlama tarafında çek analiz raporları ile çek ve senet takvimleri vade dağılımını gösterir. Cari modülündeki risk föyü müşteri bazında riski izlemeyi sağlar; cari yaşlandırma ve cari risk raporları tahsilat önceliklerini belirlemeye yardımcı olur. Günlük nakit akış raporu, evrak vadelerini kasa ve banka hareketleriyle birlikte değerlendirir.
Dövizli çek ve senetler için dönem sonunda kur farkı raporları ve fişleri oluşturulabilir. Banka tarafında ise tüm bankalar tek bir servis üzerinden bağlanır: banka hareketleri ERP'ye aktarılırken çek ve senet dahil ilgili evrak türlerine dönüştürülür, IBAN ve vergi numarasıyla cari eşleştirmesi otomatik yapılır. Bu, tahsil edilen evrakların banka ekstresiyle eşleştirilmesini kolaylaştırır. Teminat mektupları, krediler ve finansal sözleşmeler de aynı modülde izlendiği için bankaya verilen teminatların bütün resmi tek yerde görülür.
İyi uygulama önerileri
- Evrakı teslim aldığınız gün sisteme girin; "sonra işlerim" yaklaşımı kayıp ve karışıklığın başlıca nedenidir.
- Ciro edilen çekleri vadeleri dolana kadar risk hesabından düşmeyin.
- Keşideci bilgisini müşteri bilgisinden ayrı tutun; üçüncü kişi çeklerinde riskin asıl sahibi keşidecidir.
- Haftalık olarak portföy, bankadaki evraklar ve banka ekstrelerini karşılaştırın.
- Risk limitlerini yılda en az bir kez, tahsilat performansına göre gözden geçirin.
Sonuç
Çek ve senet, basit bir ödeme aracı gibi görünse de alındığı andan kapandığı ana kadar birçok durumdan geçer ve her durumun muhasebe, risk ve nakit açısından sonucu vardır. Bu yaşam döngüsünü ERP içinde, cari ve banka kayıtlarıyla bağlantılı olarak izlemek; evrakın yerini, müşteri riskini ve gelecek haftaların nakit tablosunu aynı anda görmeyi sağlar.
